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Was tun, wenn der Editor spinnt

Der Editor (Rich Text Editor) zum Bearbeiten der Texte ist praktisch, kann aber auch für Ärger sorgen. Seine Aufgabe ist nicht leicht: Er muss Texte aus verschiedenen Quellen verarbeiten. Mal wird aus Word kopiert, mal von einer HTML-Seite oder auch aus einer PDF. Dabei werden oft Formate mitkopiert. Diese sind dann zwar meist nicht zu sehen, bringen aber den Editor aus dem Tritt. 

Hier einige Hinweise, wie Sie sich und dem Editor helfen können:

Seltsame Formatierungen, Zeichenabstände, Farben, Schriften.

Hier sind Formate mitkopiert, die oft erst in der Struktur der Website sichtbar werden. Um diese Formate zu löschen, können Sie in der Icon-Liste des Editors den kleinen gelben Besen benutzen. Nach dem Klick erhalten Sie die Möglichkeit, auszuwählen, welche Formate gelöscht werden sollen. Bei hartnäckigen Formatverschmutzungen können Sie Ihren Text auch zunächst in das Programm "Editor" auf Ihrer Festplatte kopieren. Sie finden es unter Programme > Zubehör. Nachdem Sie Ihren Text dort einmal eingefügt und wieder kopiert haben, sind alle Formatierungen gelöscht.

Beim Einfügen verschwinden alle Umbrüche.

Ein eher seltenes Phänomen … machen Sie einfach einen Zeilenwechsel im leeren Textfeld, speichern Sie und fügen Sie dann den Text ein.

Irgendwas ist mit den Zeilenwechseln komisch. Die Abstände stimmen nicht.

Es gibt zwei Arten von Zeilenwechseln: Der normale mit Return-Taste und den weichen Umbruch mit Shift-Return. Der Normale erzeugt einen neuen Absatz und alle Formate, Abstände etc., die dafür definiert sind, werden entsprechend angewendet. Wenn Sie also in einer Überschrift einen Umbruch mit Return eingeben, bekommt die neue Zeile einen Abstand davor und danach. 
Wahrscheinlich wollen Sie das aber nicht. Wenn Sie nur einen Zeilenwechsel vornehmen möchten, benutzen Sie bitte Shift-Return.

 

Aktuell: Der Einstieg

Die Artikel in der Aktuell-Datenbank bilden die Wissensbasis für die Mitglieder. Hier sollte alles abgelegt werden, was für die Facharbeit der Mitglieder wichtig ist.

Die Artikel aus dem Mitgliederbereich können auch sehr einfach per Rundmail an die Mitglieder versendet werden und müssen also nicht doppelt eingegeben werden. Versendet wird jeweils die zuletzt eingegebene Meldung. 

Im Unterschied zur den Bereichen "Rechtliches" und "Unternehmerservice" ist "Aktuell" als fortlaufende chronologische Liste konzipiert. Es ist also ein Service, um "auf Stand" zu bleiben. In den beiden anderen Bereichen finden sich Informationen, die als "Grundausstattung" anzusehen sind. Das sind z.B. Musterverträge oder Rahmenverträge. Wenn diese nicht mehr aktuell sind, werden sie ausgetauscht. Artikel in Bereich "Aktuell" werden nicht aktualisiert. Die neuesten Informationen stehen immer oben. Beim Weiterblättern erreicht man die älteren Beiträge.

Aktuell: Überschriften

Bitte finden Sie immer eine möglichst kurze Überschrift, die das Thema und die Abgrenzung zu anderen Artikeln deutlich macht. 

Die Überschrift soll es den Mitgliedern ermöglichen, schnell zu erfassen, ob das Thema für sie relevant ist. 

Das Datum muss selten in der Überschrift stehen: Es ist automatisch in der Liste der Artikel enthalten und durch die chronologische Reihenfolge ist auch klar, dass es die neueste Information zum Thema ist. Auch die Rubrik "Aktuell" sollte nicht in der Überschrift enthalten sein. Die Rubrik hat der Leser ja gerade ausgewählt.

Aktuell: Untertitel

Beim Anlegen eines Artikels muss nicht zwingend ein Untertitel angegeben werden. Ist kein Untertitel vorhanden, nutzt Typo3 einfach die ersten Zeilen des Artikeltextes. 

Sie bieten jedoch eine bessere Übersicht, wenn Sie einen Untertitel angeben.

Ein guter Untertitel beantwortet möglichst viele W-Fragen: Wer, was, wann, wo, wie. Er ist eine Kurzzusammenfassung des nachfolgenden Textes. Meist fällt mit dieser Struktur auch der Einstieg beim Schreiben des Haupttextes leichter. 

Aktuell: Artikel Text

In das Feld "Text" fügen Sie die eigentliche Nachricht ein. Achten Sie darauf, nicht zu stark formatierte Texte zu kopieren. So vermeiden Sie Probleme mit dem Rich Text Editor. Insgesamt sollten Sie eher sparsam mit Formatierungen umgehen: Wenn viele Teile des Textes z.B. fett markiert sind, leidet die Übersichtlichkeit eigentlich wird nichts mehr als besonders wichtig wahrgenommen.

Wenn Sie beim Schreiben darauf achten, möglichst wenige Substantivierungen zu verwenden, erhöhen Sie nicht nicht das Textverständnis bei Ihren Lesern, sondern erleichtern sich auch das Schreiben. Lebendige Sätze sind für alle Seiten angenehmer, als staubtrockene Behördensprache. 

Unterteilen Sie Ihren Artikel durch Absätze und Zwischenüberschriften. Weil die Websitebesucher beim Lesen Scrollen müssen, können Sie schnell die Stelle verlieren, an der sie gerade waren. Mit einer guten Textunterteilung schaffen Sie Ankerplätze für die Augen.

Wenn Sie die Entwicklung eines Themas nachvollziehbar machen wollen, können Sie im Reiter "Relations" verwandte Artikel angeben. Diese werden dann unter der Nachricht dargestellt und in beide Richtungen verlinkt.

Formulare, Tabellen und Grafiken sollten Sie als Download zur Verfügung stellen. 

Einleitungstexte im Aktuell-Newsletter

Im neuen "Aktuell" gibt es eine bewusste Trennung zwischen dem Fachlichen Teil und der Einleitung. Das liegt daran, dass die Fachinformationen auf der Seite im Mitgliederbereich nochmals verwendet werden. Sie brauchen deshalb diese Informationen nur einmal einstellen. Der Einleitungstext sollte alle Informationen enthalten, die nicht archiviert werden müssen. Das können Terminankündigungen sein, Erinnerungen, Wünsche zu Feiertagen. 

Die Texte aus der Einleitung werden bei jedem Versand des Newsletters von Ihnen überschrieben, eine Archivierung erfolgt nicht. 

Download-Dateien

Sie können an sehr unterschiedlichen Stellen Dateien als Download anbieten. Die vermutlich am häufigsten verwendete Variante sind die Dateien, die unter "Medien" bei den Artikeln für "Aktuell" angehängt werden. Sie können natürlich auch direkt im Text einen Link setzen und so eine Datei zum Download anbieten, wenn es übersichtlicher ist. Dazu einige Regeln:

  • Vermeiden Sie es, das Wort "hier" zu verlinken. Den Link für eine neue Sammlung von Hinweisen können Sie, wie in diesem Satz, auf den entsprechenden Text setzen. Das ist auch leichter zu formulieren. Ganz elegant vermeiden Sie so: "Kann hier downgeloadet werden" 
  • Halten Sie die Dateinamen kurz. Lange Dateinamen sind schwer zu lesen und sorgen für Probleme im Umbruch. Beschränken Sie sich auf wenige eindeutige Schlagworte, statt ganze Sätze zu verwenden. Interne Hinweise wie "Final", "Freigegeben" oder "Version XY" sollten Sie unbedingt vor dem Upload aus dem Dateinamen entfernen.
  • Wenn Sie gescannte Daten zum Download anbieten, achten Sie darauf, dass der Text nicht auf dem Kopf steht, sondern sofort lesbar ist.

Darstellungsprobleme beim Aktuell-Newsletter

Der Newsletter "Aktuelles" wird im HTML-Format an alle Mitglieder versendet. Manche E-Mail-Clients haben Probleme, diese Nachrichten korrekt darzustellen. Treten solche Probleme auf, sollten Sie das Mitglied um folgende Informationen bitten: Betriebssystem-Version, E-Mail-Programm mit Version und einen Screenshot der Nachricht. 

Einen Screenshot fertigen Sie mit der Taste "Drucken" (über den Pfeiltasten) an. Danach können Sie den Bildschirminhalt als Grafik einfach in ein Word-Dokument einfügen.

Manche Mitglieder versuchen auch, die Bild- und HTML-Dateien im Anhang zu öffnen, weil sie diese fälschlicherweise für Fachinformationen halten. Leider lässt sich die Anzeige dieser Dateien als Anhang nicht verhindern, denn jedes E-Mail-Programm hat seine Eigenheiten mit diesen Dateien umzugehen. Am besten gehen Sie so vor: Fragen Sie nach, ob das Aktuell richtig dargestellt wird. Wenn ja, erklären Sie, dass die Dateien zum Download unter dem Text stehen und entsprechend benannt sind. Die Dateien, die als Anhang zu sehen sind, kann man ignorieren. Das ist übrigens bei allen HTML-Nachrichten so, nicht nur beim VDAB.

Lassen sich die Probleme nicht beheben oder möchte ein Mitglied aus anderen Gründen keine HTML-Mails sondern reine Text-Mails erhalten, senden Sie bitte eine Nachricht an  die Bundesgeschäftsstelle, Frau Bock. Dort kann diese Information in der Mitgliederdatenbank hinterlegt werden. Beim Versand wird diese Einstellung dann automatisch berücksichtigt.

Eintrag in der Suche-Pflege-Datenbank

Wenn ein Mitglied in die Liste der Pflegeeinrichtungen unter "Suche Pflege" aufgenommen werden möchte, verweisen Sie es bitte an die Bundesgeschäftsstelle in Essen. Nach dem Unterzeichnen einer Einverständniserklärung wird die Information in der Mitglieder-Datenbank hinterlegt. Die in der Datenbank gespeicherten Informationen werden dann automatisch in die Liste übertragen.

Wo sind die Bundesländer hin?

Sobald Sie die Seite eines Bundeslandes – auch die des Test-Bundeslandes – aufgerufen haben, wird diese Auswahl auf Ihrem PC gespeichert. 

Um ein anderes Bundesland aufzurufen, klicken Sie einfach auf den angezeigten Namen des Bundeslandes im Menü. In der Zeile darunter finden Sie an der rechten Seite "Bundesland wechseln". Über die dann erscheinende Karte können Sie in ein anderes Land wechseln. Ihre Auswahl wird erneut gespeichert.

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